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Protocollo - Manuale di gestione

 

Ufficio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi


Staff dell'ufficio:

dr. Zambelloni Gabriele (responsabile) – tel. 0372/490275

p.i. Cristian Miglioli – tel 0372/490200

fax 0372/21396 - e-mail: cciaa@cr.legalmail.camcom.it




Presentazione

Nell’ambito Camerale l'Archivio, nel suo complesso, è riconosciuto come uno dei principali elementi costitutivi del più ampio sistema informativo dell'ente produttore e, di conseguenza, gestito e valorizzato nel migliore dei modi, così da poter essere sfruttato in tutte le sue potenzialità garantendo la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell’agire amministrativo, il reperimento dell’informazione, la salvaguardia della memoria storica dell’ente e il diritto di tutti i cittadini all’accesso all'informazione, alla formazione permanente e allo sviluppo della conoscenza.
Per questi motivi la moderna scienza archivistica propone l'elaborazione di alcuni strumenti di gestione quali il Titolario di classificazione (o piano di classificazione), il Massimario di conservazione e scarto della documentazione ed il Manuale di gestione.
L’Archivio è inteso come il complesso degli atti, dei documenti e dei dati dell’Ente - indipendentemente dal supporto su cui sono registrati - prodotti, ricevuti, formati e/o conservati al fine dello svolgimento dell’attività amministrativa. Vi rientrano pertanto anche le banche dati e/o i sistemi informativi gestiti dall’ente per le proprie finalità. La documentazione afferente l’archivio, per le sue caratteristiche di autenticità, affidabilità e interdipendenza, segue nella sua fruizione e conservazione i principi della disciplina archivistica. Le informazioni relative al sistema di gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali, comprensive delle funzionalità di ricerca, costituiscono parte integrante dell’archivio. Fanno parte dell'Archivio anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.
Gli archivi e i singoli documenti dell’ente sono beni archivistici ed obbediscono pertanto alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al D. Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42.
Si intende per servizio archivistico l’insieme delle attività, delle competenze, delle risorse e dei beni strumentali, volto ad assicurare gli adempimenti previsti in ambito archivistico dalla normativa vigente. Ha una valenza interna, come supporto all’attività amministrativa, e una valenza esterna come servizio pubblico di accesso alla documentazione sia per fini amministrativi che storici e culturali.
L’Archivio Storico, come servizio culturale pubblico, ispira la propria attività ai principi di erogazione dei servizi pubblici (Direttiva PCM 27/1/1994).
Ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, la Camera di Commercio I.A.A. di Cremona ha istituito l'”Ufficio per la Tenuta del Protocollo Informatico, per la Gestione dei Flussi Documentali e degli Archivi” di cui fanno parte:
a) l'Ufficio protocollo;
b) l'Archivio Corrente;
c) l'Archivio di Deposito;
d) l'Archivio Storico.
Il personale camerale preposto e/o addetto all’”Ufficio” conduce la propria attività nel rispetto del “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici” di cui al Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 8/P/2001 del 14/03/2001.


Manuale di gestione

Il "Manuale di gestione” della Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura di Cremona è stato redatto a cura del Responsabile dell'Ufficio per la Tenuta del Protocollo Informatico, della Gestione dei Flussi Documentali e degli Archivi in collaborazione, per le parti di loro specifica competenza, con l'Esperto legale incaricato di seguire la materia della privacy e con il Responsabile dei Sistemi Informativi Automatizzati. Adottato dalla Camera di Commercio con deliberazione della Giunta Camerale n. 166 del 17 settembre 2003, è entrato immediatamente in vigore ed è aggiornato periodicamente. Con i suoi allegati (22) che ne formano parte integrante, é reso pubblico e copiabile a condizione che ne venga citata correttamente la fonte come segue: “modello di Manuale di gestione per tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi della Camera di Commercio I.A.A. di Cremona”.


Elenco degli archivi e banche dati

Archivio corrente
L’archivio corrente si identifica nel complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente. Interamente conservato presso la sede camerale, é ordinato, in buono stato di conservazione e dotato di un inventario analitico.
Consistenza:
a) fascicoli cartacei (in parte anche informatizzati) – inventario cartaceo ed informatico
b) registro di protocollo dell’anno in corso (cartaceo ed informatico)


Archivio di deposito
L’archivio di deposito si identifica nel complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. Suddiviso in partizioni, è interamente conservato presso la sede camerale, ordinato ed in buono stato di conservazione é dotato di inventari analitici. Nel corso degli anni sono state effettuate operazioni di selezione e scarto documentale, con l’approvazione della Soprintendenza Archivistica della Lombardia.
Consistenza:
a) raccolta dei fascicoli cartacei dal 1811 - inventario cartaceo e informatico
b) raccolta dei registri di protocollo (cartacei dal 1946 al 1988 – cartacei ed informatici dal 1989) - inventario cartaceo e informatico
c) raccolta cartacea dal 1946 delle deliberazioni della Giunta Camerale - inventario cartaceo e informatico
d) raccolta cartacea dal 1958 delle circolari del Ministero dello Sviluppo Economico, già Ministero della Attività Produttive, già Ministero Industria, Commercio e Artigianato - inventario cartaceo e informatico
e) raccolta dei fascicoli cartacei delle pratiche delle ditte inscritte alla Camera di Commercio dal 1910 al 1925 - inventario cartaceo e informatico ed archiviazione ottica integrale mediante scansione dei fascicoli
f) raccolta dei fascicoli cartacei delle pratiche delle ditte cessate dal 1925 al 1998 – inventario informatico e visura informatica dal 1980
g) raccolta dei fascicoli cartacei delle pratiche delle ditte inscritte dal 1925 al 1996 e depositate presso la Camera di Commercio dai Tribunali di Cremona e Crema – inventario cartaceo
h) raccolta dei libri contabili delle ditte cessate dal 1996 – inventario cartaceo
i) raccolta dei fascicoli dei documenti contabili e di pertinenza della Ragioneria camerale dal 1850 - inventario cartaceo e informatico
j) raccolta dal 1950 dei fascicoli cartacei delle imprese cessate inscritte ad albi, ruoli, elenchi e registri
k) archivi di Enti soppressi, acquisiti ai sensi dell’art. 41, comma 4, D.Lgs 22/01/2004 n. 42 ex art. 30, comma 4, D.Lgs 29/10/1999 n. 490:

  • U.P.I.C.A. – Ufficio Provinciale Industria Commercio e Artigianato di Cremona
    • raccolta dei fascicoli e dei registri di protocollo (dal 1926 al 2000) – inventario cartaceo ed informatico
  • Ufficio Metrico di Cremona
    • raccolta dei fascicoli e dei registri di protocollo (dal 1966 al 2000) – inventario cartaceo ed informatico
  • U.P.S. - Ufficio Provinciale di Statistica di Cremona
    • raccolta dei fascicoli e dei registri di protocollo (dal1949 al 1992) – inventario cartaceo ed informatico
  • C.P.P. - Comitato Provinciale Prezzi di Cremona
    • raccolta dei fascicoli e dei registri di protocollo (dal 1938 al 1995) – inventario cartaceo ed informatico
  • COMUNITA’ PADANA DELLE CAMERE DI COMMERCIO
    •  raccolta dei fascicoli e dei registri di protocollo (dal 1961 al 2006) – inventario cartaceo ed informatico

NB.
a) i fascicoli sono contenuti in buste o faldoni
b) saranno predisposte non appena possibile ed in concomitanza con le disponibilità logistiche le operazioni per il
versamento
in archivio storico dei fascicoli e dei registri conclusi da oltre 40 anni.

Archivio storico
L’archivio storico si identifica nel complesso dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni e dai fondi aggregati e destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di selezione e scarto, alla conservazione permanente.
Interamente conservato presso la sede camerale, ha subito alcune dispersioni. È ordinato, in buono stato di conservazione e dotato di un inventario analitico. L’archivio preunitario, insieme ai cosiddetti "cimeli" (oggetti e volumi preziosi), è conservato in apposito locale destinato ad archivio e museo e aperto al pubblico. Si conservano inoltre due fondi relativi a corporazioni diverse e agli orefici. Di recente si è proceduto al riordino e all’inventariazione della parte riguardante gli anni successivi all’Unità d’Italia sino al 1945.
Consistenza:
pergg. 4, regg. 85, voll. 221, bb. 112, fascc. 51, altri pezzi 297 (1388-1945); marchi di fabbrica 130 circa (1395-1626).

Universitas mercatorum

  • statuti, voll. 6 (1388-1592)
  • leges: raccolte generali, voll. 43 (1786-1845)
  • leges: raccolte particolari, voll. 80 (1706-1866)
  • grida, pezzi 297 (post 1613-1849)
  • dazi, voll. 16 (1678-1765)
  • fiere e mercati, fascc. 2 (1729-1747 con docc. dal 1636)
  • congregazioni, voll. 13 (1587-1786)
  • istromenti, voll. 18 (1553-1783)
  • delibere, reg. 1 (1850-1854)
  • estimi, voll. 5 (1593-1631)
  • notificazioni, voll. 22 (1787-inizio sec. XX)
  • copialettere, voll. 2 (1701-1713)
  • sensali, voll. 6 e fascc. 3 (post 1613-1808)
  • Tribunale mercantile e cause, vol. 9 e fascc. 23 (1674-1804)
  • varie, pergamene 4, regg. 3, vol. 1 e fascc. 23 (1348-1853)
  • marchi di fabbrica 130 circa (1395-1626)

Camera di commercio (1862-)

  • delibere, regg. 56 (1854-1945)
  • protocolli e rubriche, regg. 25 (1943-1945)
  • carteggio amministrativo:
  • affari generali, b. 1 (1935-1938)
  • agricoltura, b. 1 (1929-1939)
  • biblioteca (1903-1939), b. 1
  • certificati (1907-1940), b. 1
  • commercio (1936-1940), b. 1
  • conti, bb. 3,5 (1899-1940)
  • dissesti, b. 0,5 (1936-1937)
  • economia interna, bb. 3 (1884-1940)
  • esposizioni, bb. 3 (1903-1927)
  • finanze, bb. 4 (1880-1936)
  • leggi, bb. 7 (1879-1935)
  • mercati, bb. 18,5 (1868-1939)
  • notifiche, b. 0,5 (1934-1940)
  • pensioni, bb. 2 (1884-1939)
  • personale, bb. 7 (1860-1940)
  • privative, b. 1 (1926-1940)
  • rappresentanze, bb. 3 (1883-1935)
  • scuole, bb. 6 (1886-1938)
  • statistiche, bb. 7 (1884-1940)
  • tasse, bb. 6 (1872-1940)
  • trasporti (1920-1938), b. 1
  • ufficio di collocamento (1935-1940), b. 1
  • varie (1938-1939), b. 1
  • verbali, bb. 11 (1881-1923)
  • congedi agricoli, bb. 20 (1942-1943)
  • miscellanea, b. 1 (1935-1945)

 

Corporazioni delle arti, voll. 24 (1388-1757).

Atti, statuti, matricole relativi alle seguenti arti o università: aromatari, arte dei drappi della lana, battitori, cernitori, pettinatori della lana, università del pignolato e panno di lino, università del fustagno, calzolai, ciabattini, brentatori, fornai, formaggiari, fruttaroli, limonari e pollaroli, barbieri, merciai, osti, sarti, fabri ferrai.
Universitas aurificum, voll. 5, regg. 7, filze 7, fascc. 7 (1429-1876).
Statuti, decreti, libri delle congregazioni, contabilità, amministrazione patrimoniale.

Documenti Scaricabili


Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi (Formato PDF - 560 kB)

Titolario della Camera di Commercio di Cremona (Formato PDF - 380 kB)

Modulo di richiesta di consultazione degli archivi camerali (Formato PDF - 72 kB)

N.B.: Gli allegati qui omessi possono essere richiesti, per la consultazione, direttamente all'Ufficio.


Link collegati


Centro per la Cultura d’Impresa – Milano:

 Censimento informatico degli archivi di impresa della provincia di Cremona (2002)

 

 


Elenco degli archivi e delle banche dati:


Archivio corrente

Consistenza:

  1. fascicoli cartacei albo imprese artigiane – inventario cartaceo ed informatico
  2. elenchi esercenti attività artigiane - previdenza - inventario cartaceo ed informatico
  3. repertorio installatori impianti l.46/90 – inventario cartaceo ed informatico
  4. qualificazioni professionali (fascicoli) l. 1142/70 l. 1/90
  5. regolamenti comunali (fascicoli) l. 1142/70
  6. nominativi rappresentanti commissioni comunali (fascicoli)
  7. registro di protocollo dell’anno in corso

 

Archivio di deposito

Consistenza:

  1. fascicoli albo imprese artigiane cessate (dal 1956) – inventario cartaceo ed informatico
  2. fascicoli mutua artigiani cessati (dal 1956) – inventario cartaceo ed informatico
  3. fascicoli albo artigiani – istanze respinte – inventario cartaceo ed informatico
  4. registri di protocollo (cartacei dal 1984 al 1988 - cartacei ed informatici dal 1989) – inventario cartaceo ed informatico
  5. fascicoli della C.P.A. – Commissione Provinciale per l’Artigianato di Cremona (dal 1956) – inventario cartaceo e informatico